Errores comunes en la redacción de una carta de respuesta a una reclamación
Responder a una reclamación es una tarea delicada y que requiere de mucha atención. Uno de los errores más comunes es no reconocer el problema que ha tenido el cliente, lo que puede hacer que sienta que no ha sido escuchado. Otro error es no disculparse por el inconveniente causado, lo que puede hacer que el cliente se sienta desatendido y no valorado.
Otro error es no ofrecer una solución concreta al problema, lo que puede hacer que el cliente sienta que su problema no ha sido resuelto. También es importante no culpar al cliente por el problema, ya que esto puede hacer que se sienta incómodo y no quiera seguir haciendo negocios con la empresa.
Ejemplo de carta de respuesta positiva a una reclamación
Ejemplo 1
Estimado/a [nombre del cliente],
Le agradecemos por compartir sus preocupaciones con nosotros en relación a [descripción del problema]. Lamentamos sinceramente el inconveniente que le hemos causado.
Queremos que sepa que estamos trabajando arduamente para encontrar una solución a su problema. Hemos tomado nota de sus comentarios y hemos puesto en marcha medidas para asegurarnos de que este tipo de problemas no vuelvan a ocurrir en el futuro.
Para remediar la situación, [ofrecer una solución concreta]. Esperamos que esta solución satisfaga sus necesidades y le permita continuar disfrutando de nuestros servicios.
Le agradecemos nuevamente por su tiempo y esperamos seguir contando con su confianza en el futuro.
Atentamente,
[nombre del remitente]Ejemplo 2
Estimado/a [nombre del cliente],
Le agradecemos por compartir sus preocupaciones con nosotros en relación a [descripción del problema]. Lamentamos sinceramente el inconveniente que le hemos causado.
Queremos que sepa que su satisfacción es nuestra máxima prioridad y estamos trabajando arduamente para encontrar una solución a su problema. Hemos tomado nota de sus comentarios y hemos puesto en marcha medidas para asegurarnos de que este tipo de problemas no vuelvan a ocurrir en el futuro.
Le ofrecemos [ofrecer una solución concreta]. Creemos que esta solución es adecuada para resolver el problema que ha experimentado.
Le agradecemos nuevamente por su tiempo y esperamos seguir contando con su confianza en el futuro.
Atentamente,
[nombre del remitente]
